NDA w praktyce

Spis treści

Potrzebujesz doradcy?

Skontaktuj się z naszym ekspertem.

W dobie rosnącej konkurencji rynkowej oraz dynamicznego przepływu informacji, ochrona poufności staje się jednym z kluczowych wyzwań dla przedsiębiorców. Problem ten staje się szczególnie aktualny w przypadku kadry kierowniczej firmy, która posiada dostęp do najważniejszych informacji dotyczących przedsiębiorstwa i realizowanych projektów.

W takich przypadkach niezwykle istotnym narzędziem prawnym staje się NDA (ang. Non-Disclosure Agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności. W niniejszym artykule przybliżymy czym dokładnie jest NDA oraz na co firmy powinny zwracać uwagę przy zawieraniu NDA z kadrą wyższego szczebla. Opiszemy również związek NDA z zakazem konkurencji, jako że różnice na tym tle są trudno uchwytne dla naszych Klientów.

Zatrudnienie kadry kierowniczej – umowa o pracę czy kontrakt menadżerski?

Na początku warto podkreślić, że zatrudnienie w formie umowy o prace oraz kontraktu menadżerskiego to dwa różne modele współpracy, które związane są z odmiennymi regulacjami co do praw i obowiązków stron. Umowa o prace jako klasyczna forma zatrudnienia pracownika, opiera się na przepisach Kodeksu pracy i związana jest z jasno określonymi zasadami dotyczącymi świadczenia pracy, czasu pracy oraz podporządkowania służbowego. Co najważniejsze, podpisanie umowy o prace pociąga za sobą nawiązanie stosunku pracy, który jest stosunkiem szczególnie chronionym przez przepisy prawa.

Kontrakt menadżerski jest natomiast umową cywilnoprawną w ramach której nie dochodzi do powstania stosunku pracy. Z tego względu do kontraktu menadżerskiego nie znajduje zastosowania Kodeks pracy, chociaż strony mogą uregulować stosunek prawny w sposób zbliżony do rozwiązań kodeksowych. Kontrakt menadżerski z pewnością daje stronom stosunku o wiele większą swobodę, szczególnie w zakresie ukształtowania czasu pracy, uprawnień menadżera oraz wynagrodzenia.

Kontrakt menadżerski może zostać podpisany zarówno z osobą fizyczną, która nie prowadzi własnej działalności, jak również z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą w ramach umowy B2B. Z tego powodu kontrakt menadżerski staje się coraz bardziej popularną formą zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych.

NDA w umowach o współpracę

Umowa o pracę chroni nie tylko pracownika, ale również pracodawcę. Ma to szczególne znaczenie w zakresie obowiązku zachowania przez pracownika poufności. Zgodnie bowiem z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy, pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Regulacja ta nie znajdzie jednak zastosowania w przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie kontraktu menadżerskiego.

Z tego powodu niezbędne jest zawarcie w kontrakcie menadżerskim lub w innych umowach o współpracę właściwych klauzul NDA. Ma to szczególne znaczenie w przypadku kadry kierowniczej firmy, która posiada dostęp do kluczowych informacji handlowych oraz finansowych. NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności, ma chronić to co najważniejsze w każdej firmie – informacje.

Definicja informacji poufnych

Przepisy prawa nie wprowadzają definicji legalnej informacji poufnych. W przypadku umowy o pracę, za informacje poufne należy rozumieć wszystkie informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Mimo to, nawet w umowach o pracę pracodawcy decydują się na dookreślenie, czym są informacje poufne i jaki ich zakres objęty zostaje obowiązkiem zachowania poufności. Określenie definicji informacji poufnych w ramach klauzul NDA jest kluczowe, ponieważ tylko w ten sposób możliwe jest precyzyjne wskazanie zakresu zobowiązania do zachowania poufności.

Bez klarownej definicji informacji poufnych, może prowadzić do licznych nieporozumień, lub przypadkowego ujawnienia kluczowych dla firmy informacji. Przede wszystkim jednak nieprecyzyjna definicja informacji poufnych znacznie utrudnia dochodzenie swoich praw w razie naruszenia. Dokładne sformułowanie zakresu informacji poufnych i zasad ich wykorzystania pozwala na łatwiejsze stwierdzenie i udowodnienie naruszenia, a następnie na szybsze wyciągnięcie konsekwencji wobec kadry kierowniczej lub pozostałych pracowników.

Czy NDA ogranicza możliwości zatrudnienia?

Umowa lub klauzula NDA sama w sobie nie ogranicza możliwości podjęcia innego zatrudnienia, zwłaszcza po ustaniu stosunku prawnego. Istotą NDA jest zobowiązanie do nieujawniania informacji poufnych. Jednakże w ramach kontraktu menadżerskiego możliwe jest również sformułowanie postanowień o zakazie konkurencji. Dopiero zakaz konkurencji może skutecznie ograniczyć możliwość podejmowania dodatkowego zatrudnienia.

Podobnie jednak jak w przypadku klauzul NDA, zakaz konkurencji musi zostać precyzyjnie określony oraz uzasadniony. Postanowienia o zakazie konkurencji muszą precyzować jego zakres, okres obowiązywania i sankcje za jego naruszenie. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od zakazu konkurencji po ustaniu umowy, były pracownik nadal może być zobowiązany do zachowania informacji poufnych. Odpowiadając na pytanie, czy NDA ogranicza możliwość zatrudnienia dla dyrektora po odejściu z firmy, należy stwierdzić, że NDA samo w sobie nie rodzi takich skutków. Rezultat taki można uzyskać zawierając umowę o zakazie konkurencji.

Wszystko uzależnione jest zatem od tego, jaki efekt chce osiągnąć podmiot zatrudniający: czy zależy mu jedynie na zobowiązaniu współpracownika do zachowania w tajemnicy informacji poufnych czy też chce ograniczyć możliwą konkurencję w czasie trwania współpracy lub po jej ustaniu. Najszerszy zakres ochrony zapewnia oczywiście połączenie umowy NDA z umową o zakazie konkurencji. I w tym zakresie trzeba jednak pamiętać o kilku kwestiach, o których więcej w części artykułu dotyczącej nieważności umowy NDA.

Czy NDA może działać wstecz?

Obowiązek zachowania poufności w przypadku kontraktu menadżerskiego może rozciągać się wstecz, na informacje pozyskane jeszcze przed podpisaniem stosownej umowy, jednakże wyłącznie wówczas, gdy wprost będzie przewidywać to klauzula NDA. Warto przy tym wskazać o jaki okres przed podpisaniem NDA chodzi lub też określić jakich informacji dotyczy obowiązek.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy określona osoba pracowała wcześniej przy kluczowych projektach firmy. Wówczas możliwe jest wskazanie na informacje dotyczące konkretnych projektów lub przedsięwzięć firmy. Właściciele firm mogą jednak zastanawiać się, czy w takiej sytuacji NDA dotyczy projektów, w których dyrektor brał udział przed zatrudnieniem, a więc jeszcze przed podpisaniem kontraktu menadżerskiego.

Oczywiście obowiązek zachowania poufności może dotyczyć również takich sytuacji, o ile wprost zostanie to wskazane w zawieranej umowie. Jeżeli zatem w kadrze kierowniczej firmy są osoby, które do tej pory nie zawarły stosownej umowy NDA lub uczestniczyły w projektach na podstawie innych stosunków prawnych przed zatrudnieniem, nadal istnieje prawna możliwość zabezpieczenia wcześniej uzyskanych informacji.

Czy dyrektor może odpowiadać cywilnie za złamanie NDA?

Postanowienia dotyczące obowiązku zachowania poufności w kontraktach menedżerskich najczęściej przewidują kary umowne za naruszenie zakazu. Oczywiście jest to odpowiedzialność cywilna, do której nie stosuje się przepisów dotyczących odpowiedzialności pracowniczej. Jak już wspomniano wyżej, kontrakt menadżerski nie powoduje powstania stosunku pracy, a zatem nie korzysta wprost z rozwiązań przyjętych w Kodeksie pracy.

W sytuacji, w której skala naruszenia i idące za nią konsekwencje powodują większe szkody niż wartość zastrzeżonej kary umownej, firma nadal może dochodzić swoich pozostałych roszczeń przed sądem cywilnym, o ile w NDA zastrzeżono (Art. 484 par 1 k.c.), że wysokość odszkodowania może przewyższać wysokość zastrzeżonej kary umownej. Najlepiej więc wprost wskazać na uprawnienie właściciela firmy, do dochodzenia przed sądem odszkodowania za szkody przekraczające wysokość zastrzeżonej kary umownej.

Ograniczona skuteczność NDA

Nieprecyzyjnie sformułowana umowa o zachowaniu poufności to ryzyko, że informacje firmy nie będą zabezpieczone na zakładanym poziomie. Mimo zawarcia NDA firma może mieć kłopoty z dochodzeniem swoich praw przed sądem, co może zostać wykorzystane przez (najczęściej byłego już) menedżera.

Najczęstsze błędy jakie spotykamy w praktyce to nieprecyzyjne określenie zakresu informacji poufnych, brak wprowadzenia kary umownej, lub wprowadzenie jej w taki sposób, który nie pozwala na dochodzenie odszkodowania na odpowiednim poziomie do wysokości szkody. Zdarzają się także błędy polegające na wzajemnie wykluczających się obowiązkach lub postanowieniach, które od pierwszego dnia współpracy nie mogą być przestrzegane, dlatego że umowa nie została dobrana do rzeczywiście istniejących relacji w firmie (np. NDA nie uwzględnia działania w ramach grupy). W umowach często zapomina się także o wskazaniu okresu jej obowiązywania, czy o tym co ma się stać z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy.

Spotykamy się także coraz częściej z problemem korzystania z gotowych narzędzi wykorzystujących technologię sztucznej inteligencji (np. ChatGPT, Google Gemini) przez dyrektorów bez wiedzy i zgody firmy. Warto uregulować zasady korzystania z tych narzędzi w NDA, aby nie narazić kluczowych informacji w firmie na związane z tym ryzyka.

Zobacz więcej w artykule:

Chat GPT. Ryzyka prawne dla Twojej firmy.

Nieważność NDA

W skrajnych przypadkach niewłaściwe sformułowanie NDA może prowadzić do stwierdzenia nieważności umowy o zachowaniu poufności. Nie jest możliwe wyliczenie postanowień umownych, które skutkują nieważnością umowy, gdyż umowa NDA w całości oparta jest na swobodzie umów i jest różnie kształtowana przez strony. W naszej ocenie umowa o zachowaniu poufności może być jednak uznana za nieważną w kilku przypadkach. Najczęściej stwierdzenie nieważności umowy NDA będzie związane ze zbyt szerokim i mało precyzyjnym określeniem zakresu obowiązku zachowania poufności lub też objęcie poufnością informacji powszechnie znanych. Dlatego właśnie tak istotne jest zwrócenie uwagi na zdefiniowanie informacji poufnych w umowie NDA.

Do nieważności umowy może dojść również wówczas, gdy umowa NDA połączona zostanie ze zbyt rygorystycznym zakazem konkurencji, rozciągającym się również na czas po ustaniu obowiązywania umowy. W tym zakresie z pewną pomocą przychodzi nam Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 5 marca 2019 r., sygn. akt II CSK 58/18, zawarł kilka istotnych spostrzeżeń dotyczących zakazu konkurencji w umowie między przedsiębiorcami. Sąd Najwyższy zwrócił przede wszystkim uwagę, że samo zastrzeżenie zakazu konkurencji obowiązującego po ustaniu stosunku prawnego bez wynagrodzenia nie jest niedopuszczalne. Zakaz konkurencji będzie jednak nieważny, jeżeli w jego wyniku powstanie stan „niedopuszczalnego skrępowania swobody gospodarczej przedsiębiorcy w takim stopniu, że straci on w całości albo w istotnej części swą niezależność”. Sąd Najwyższy nazywa taką sytuację nadaniem stronie stosunku „quasi-niewolniczego statusu” wskazując dalej: „Istotne znaczenie przy ocenie nadmierności zakazu może mieć także jego proporcjonalność, a więc to, czy służy on ochronie usprawiedliwionych potrzeb, czy jego zasięg nie wykracza poza to, co konieczne w celu tej ochrony, i zarazem pozostaje w rozsądnej proporcji do obciążeń dłużnika”. Ostatecznie zatem zastrzeżenie zakazu konkurencji nie może powodować skutku dławiącego, który spowoduje, że strona stosunku nie będzie w stanie w przyszłości podejmować żadnej działalności. Znaczenie będą mieć zatem: zakres przedmiotowo-podmiotowy; zakres geograficzny oraz zakres czasowy zakazu. Wreszcie SN nakazuje brać również pod uwagę „ewentualne dodatkowe korzyści czerpane przez dłużnika”, a zatem, czy osoba obarczona zakazem konkurencji otrzymała z tego tytułu stosowne odszkodowanie.

W kancelarii Sowa i Partnerzy wychodzimy z założenia, że o wiele lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Dlatego tak ważne jest prawidłowe skonstruowanie postanowień dotyczących obowiązku zachowania poufności oraz zakazu konkurencji. Dobrze skonstruowane umowy nie tylko pozwalają na uniknięcie wielu problemów, ale mogą również przesądzić o wyniku przyszłego postępowania sądowego. Szczególnie ważne jest, aby postanowienia związane z NDA nie zostały sformułowane w sposób sprzeczny z prawem, co mogłoby skutkować stwierdzeniem nieważności takich postanowień czy całej umowy.

NDA w praktyce – klauzule NDA dla kadry kierowniczej