Spis treści
- Ochrona sygnalistów – podstawowe informacje
- Kim jest sygnalista?
- Czy ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy Twojej firmy?
- Ochrona sygnalistów w firmie krok po kroku
- Procedura ochrony sygnalistów, regulamin ochrony sygnalistów, polityka ochrony sygnalistów… – co to są za dokumenty?
- Jakie są kary za niewdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów?
- Specjalne systemy ochrony sygnalistów – czy muszę je kupić?
- Gdzie mogę znaleźć ustawę o ochronie sygnalistów?
- Gdzie mogę znaleźć dyrektywę o ochronie sygnalistów?
- Nowe informacje z Ministerstwa – do kiedy należy się przygotować?
- Ochrona sygnalistów – doradztwo prawne
Wdrażamy procedury zgłoszeń wewnętrznych
Przeprowadzamy organizacje przez proces wdrożenia maksymalnie prosto i bezboleśnie. Rozumiemy, że organizacje są niechętne do wdrażania skomplikowanych procedur dlatego oferujemy prosty, standardowy i bardzo solidny produkt, który zapewnia zgodność z przepisami prawa, a jednocześnie nie wywraca biznesu do góry nogami.
- TOMASZ SOWA, LL.M.
- +48 22 243 34 75
- kancelaria@sowaip.pl
Ochrona sygnalistów – podstawowe informacje
25 września 2024 r. wchodzi w życie Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). – dalej „Ustawa”.
Ustawa wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – dalej „Dyrektywa”. Osoby zgłaszające naruszenia prawa Unii zostały nazwane przez polskiego ustawodawcę właśnie „sygnalistami”.
Ustawa reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa, zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych, a także kwestie związane z ochroną poufności całego procesu zgłoszeń, w tym danych osobowych sygnalistów.
Kim jest sygnalista?
Sygnaliści to osoby, które w związku ze swoją działalnością zawodową dowiadują się o naruszeniu, lub możliwości naruszenia prawa i decydują się na zgłoszenie informacji o tym naruszeniu odpowiednim kanałem. Sygnaliści mogą to zrobić albo wewnątrz firmy za pośrednictwem specjalnego kanału do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, albo mogą zgłosić taką informację do odpowiednich organów, lub ujawnić informację publicznie. Jeżeli sygnalista zachowa warunki określone w Ustawie to korzysta z daleko idącej ochrony prawnej, w tym między innymi przed zwolnieniem z pracy na skutek odwetu.
Należy jednak pamiętać, że o tym kim jest sygnalista decyduje Ustawa.
Ustawa definiuje sygnalistę w następujący sposób:
[Art. 4 ust. 1] Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (…).
Pozornie definicja wydaje się prosta, ale w rzeczywistości jest ona dużo bardziej skomplikowana niż to wygląda na pierwszy rzut oka. Ustawa wprowadza bowiem osobne definicje dla wyrażeń, które znajdują się w definicji samego sygnalisty, takich jak „informacja o naruszeniu prawa”, „naruszenie prawa”, czy „kontekst związany z pracą”. Pisaliśmy o tym szczegółowo w tym wpisie [LINK]. Jest to dobre miejsce, jeżeli chcesz uzyskać szczegółowe informacje na temat tego kim jest sygnalista, jaka ochrona mu przysługuje i jakie naruszenia prawa można zgłosić.
Polecane: Sygnalista – Kto to jest i jaką pełni funkcję w firmie (i nie tylko)?
Czy ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy Twojej firmy?
Podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób muszą wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych (Art. 23 Ustawy).
Zgodnie z Ustawą podmiotem prawnym prywatnym jest:
- osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
- osoba prawna lub
- jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółka jawna, komandytowa, partnerska), lub
- pracodawca,
jeżeli nie jest podmiotem publicznym.
Katalog podmiotów prywatnych jest zatem bardzo szeroki. Można powiedzieć, że jeżeli prowadzisz firmę, fundację, stowarzyszenie, itp. i zatrudniasz więcej niż 50 osób to masz obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Tutaj jedna istotna uwaga – podmioty prawne prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska mają obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby osób wykonujących pracę zarobkową.
Podsumowując – nowe przepisy mogą dotyczyć wszystkich firm, jeżeli zostaną przekroczone odpowiednie progi ustawowe. Jeżeli tak się stanie konieczne będzie wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Warto wskazać, że do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Inaczej mówiąc, do ilości pracowników wlicza się także osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych (dzieło, zlecenie).
Jeżeli chcesz dowiedzieć się na czym polegają nowe obowiązki i do kiedy należy się przygotować zajrzyj do naszego wpisu: LINK.
Jeżeli zatem prowadzisz firmę i przekraczasz odpowiednie progi ustawowe to znaczy, że musisz wprowadzić u siebie procedurę zgłoszeń wewnętrznych, czyli kanał komunikacji przez który sygnaliści w sposób poufny będą mogli dokonywać zgłoszeń informacji o naruszeniach prawa. To jednak nie wszystko, każde zgłoszenie będzie uruchamiać postępowanie wewnątrz firmy, które będzie nakierowane na weryfikację zgłoszeń sygnalistów i podjęcie odpowiednich działań. To oznacza, że w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych muszą znaleźć się zasady, które określą nie tylko jak dokonać zgłoszenia, ale także jakie działania firma musi podjąć w związku ze zgłoszeniem. Każde takie działanie to natomiast konieczność zapewnienia poszanowania praw wszystkich osób zaangażowanych w proces (sygnalistów, osób, których dotyczy zgłoszenie, itd.) Chodzi w tym wszystkim o to, że osoby, które mogłyby być sygnalistami nie dokonują zgłoszeń w obawie przed zwolnieniem z pracy, albo szykanami ze strony innych pracowników (np. przyklejenie łatki „kabla” lub „donosiciela”). Dlatego Ustawa przewiduje, że konieczne jest zapewnienie poufnej i rzetelnej procedury.
Dowiedz się więcej: Ochrona sygnalistów – Ustawa, wdrożenie, od kiedy obowiązek?
Ochrona sygnalistów w firmie krok po kroku
Jeżeli zastanawiasz się, czy chcesz mieć w firmie sygnalistę to pamiętaj, że jeżeli nie wprowadzisz procedury zgłoszeń wewnętrznych to zamiast przyjść z informacją w pierwszej kolejności do Ciebie sygnalista powiadomi urząd lub ujawni informację publicznie. Wtedy małe problemy, którym można zaradzić wewnątrz firmy staną się dużo większe.
A jakie to mogą być problemy?
Typowym problemem będzie to, że dyrektor bierze łapówkę za przyjmowanie określonych towarów lub usług, albo że ktoś wynosi z firmy dane osobowe (lub inne poufne informacje). Nie trzeba chyba tłumaczyć, że dobrze o tym wiedzieć, a żeby się dowiedzieć to trzeba zapewnić sygnalistom odpowiednią ochronę przed działaniami odwetowymi. Ponad wszystko jednak zapewnienie odpowiedniej procedury jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa i jak do każdego obowiązku prawnego trzeba się dostosować, żeby nie ponieść sankcji.
Jak zatem wygląda wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Na przeprowadzenie całej procedury trzeba zarezerwować sobie minimum 21 dni (a w praktyce około miesiąca).
Krok 1 - zebranie informacji o firmie.
Na tym etapie trzeba zweryfikować w jakim sektorze działa firma, ilu ma pracowników, w jakich zamówieniach publicznych bierze udział, czy w firmie działają związki zawodowe, jakie firma ma jednostki organizacyjne, czy istnieją jakieś szczególne ryzyka / podatności w firmie, które należy uwzględnić. Wszystko to będzie miało znaczenie dla przygotowania odpowiedniej procedury.
Konieczne jest też ustalenie, czy w firmie został powołany inspektor ochrony danych osobowych, dlatego że zgodnie z Art. 38 RODO:
Administrator oraz podmiot przetwarzający zapewniają, by inspektor ochrony danych był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.
Tymczasem, ochrona danych osobowych ma kluczowe znaczenie dla systemu ochrony sygnalistów w firmie.
Zgodnie z Ustawą:
Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Co więcej, Ustawa określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych (Art. 8), które nie są zbyt dobrze napisane. Powoduje to dodatkowe trudności związane ze zgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych w systemie ochrony sygnalistów.
Rola inspektora ochrony danych osobowych będzie kluczowa w kolejnym kroku.
Krok 2 – przygotowanie projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych i oceny skutków dla ochrony danych osobowych.
W tym miejscu na podstawie zebranych informacji przygotowuje się projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Procedura musi zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w 25 Ustawy. Ważne też jest, żeby na tym etapie wiedzieć kto w firmie ma odpowiadać za przyjmowanie zgłoszeń, a kto za podejmowanie działań następczych, co pozwoli na stworzenie procedury, która w odpowiedni sposób wpisze się w realia firmy. Trzeba też przewidzieć plan B, tj. co się stanie, jeżeli osoba, która ma przyjąć zgłoszenia lub podjąć działania następcze jest osobą, której dotyczy zgłoszenie. Dobra procedura musi uwzględniać problemy związane z konfliktem interesów.
Ten etap to też właściwy moment dla przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych osobowych (art. 35 RODO), czyli tzw. DPIA.
Zgodnie z powołanym przepisem:
Jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. Dla podobnych operacji przetwarzania danych wiążących się z podobnym wysokim ryzykiem można przeprowadzić pojedynczą ocenę.
Biorąc pod uwagę konsekwencje, których sygnalista może doświadczyć na skutek dokonania zgłoszenia, w tym dyskryminację, naruszenie dobrego imienia, a także inne możliwe szkody gospodarcze i społeczne, w naszej ocenie przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych osobowych jest obligatoryjne. Jeżeli w organizacji powołany jest inspektor ochrony danych osobowych to powinien on wziąć udział w pracach nad projektem procedury zgłoszeń wewnętrznych, przeprowadzić taką ocenę i dostosować procedurę do wykrytych ryzyk.
Ważne jest, że procedura zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko niezbędne elementy, o których mowa w Ustawie. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:
- Wskazanie innych naruszeń niż wymienione w art. 3 ust. 1 naruszenia prawa (np. ustalone w miejscu pracy standardy etyczne);
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji (np. konflikty interesów pracowników wyższego szczebla)
- wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych (np. jakaś forma wynagrodzenia za zgłoszenie kanałem wewnętrznym).
Jak więc widać, procedura zgłoszeń wewnętrznych to dość złożony dokument.
Krok 3 – konsultacje
Kolejnym krokiem są konsultacje z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli już mamy gotowy projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych to taki projekt podlega konsultacjom, których celem jest wypracowanie rozwiązań, do których pracownicy będą mieć zaufanie.
Ustawa przewiduje, że firma musi skonsultować procedurę zgłoszeń wewnętrznych z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa nie przewiduje żadnej konkretnej formy konsultacji pozostawiając firmom dużą elastyczność. Co więcej, nie ma też obowiązku uwzględniania stanowiska zgłoszonego przez przedstawicieli pracowników. Ustawa określa jedynie, że konieczne jest przeprowadzenie konsultacji, natomiast nie mówi nic o tym, aby uwzględnienie głosów pracowników miało charakter obligatoryjny.
Zwracamy uwagę, że do pracodawców wykonujących działalność gospodarczą zatrudniających co najmniej 50 pracowników stosuje się przepisy Ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. Nr 79, poz. 550 z późn. zm.). Zgodnie z art. 14 ust. 1 tej ustawy pracodawca prowadzi konsultacje z radą pracowników w sprawach działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy. Mając na względzie, że procedury zgłoszeń wewnętrznych na ogół wprowadzają istotne zmiany w zakresie podległości służbowej co do obowiązków związanych z prowadzonymi działaniami następczymi to zalecamy, aby projekt procedury wewnętrznej był konsultowany z radą pracowników.
Ważne jest, aby konsultacje były prowadzone w dobrej wierze i z poszanowaniem interesów stron.
Ten etap kończy się przyjęciem ostatecznego tekstu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jest to też właściwy moment na sfinalizowanie oceny skutków dla ochrony danych osobowych i ewentualnie uwzględnienie zmian w tekście procedury wynikających z przeprowadzonej oceny.
Krok 4 – szkolenie dla wybranych pracowników
Nie ma dobrej procedury, jeżeli pracownicy nie wiedzą jak z niej korzystać.
Nawet najlepszy i najbardziej przemyślany tekst procedury zgłoszeń wewnętrznych nie będzie spełniał swojej funkcji, jeżeli pracownicy nie będą mieli odpowiedniej wiedzy na temat systemu ochrony sygnalistów, który funkcjonuje w firmie. Brak tej wiedzy będzie stwarzał ryzyka zarówno dla sygnalistów, jak i innych osób zaangażowanych w proces, a ostatecznie także dla firmy, która być może będzie musiała mierzyć się z konsekwencjami rozmaitych naruszeń, jakie pojawią się w związku z nieumiejętnymi działaniami.
Konieczne zatem jest, aby po ustaleniu tekstu procedury wewnętrznej przeprowadzić szkolenie dla osób, które będą zaangażowane w system ochrony sygnalistów w firmie, w którym zostanie wyjaśniona podstawowa siatka pojęciowa, główne założenia systemu ochrony sygnalistów, kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także sposób postępowania ze zgłoszeniami sygnalistów.
Krok 5 – nadanie upoważnień
Kolejnym krokiem jest nadanie upoważnień dla osób zaangażowanych w system ochrony sygnalistów w firmie.
Kiedy mamy już całą procedurę, wiemy które jednostki i którzy pracownicy będą zaangażowani w firmie w system ochrony sygnalistów, wybrani pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni to należy teraz zapewnić im odpowiednie uprawnienia do realizacji tych zadań.
Ustawa stanowi, że do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
Krok 6 – ogłoszenie procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów
Aby procedura obowiązywała konieczne jest podanie jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Twojej firmie.
Jak? Może to być rozesłanie mailem, wywieszenie na tablicy ogłoszeń, umieszczenie w sieci wewnętrznej… z pewnością to nie pierwszy dokument, który będziesz komunikować swoim pracownikom, a więc warto zdać się tutaj na sprawdzone ścieżki postępowania.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób nasza Kancelaria wdraża procedurę zgłoszeń wewnętrznych sprawdź link:
Wdrażamy procedury zgłoszeń wewnętrznych
Przeprowadzamy organizacje przez proces wdrożenia maksymalnie prosto i bezboleśnie. Rozumiemy, że organizacje są niechętne do wdrażania skomplikowanych procedur dlatego oferujemy prosty, standardowy i bardzo solidny produkt, który zapewnia zgodność z przepisami prawa, a jednocześnie nie wywraca biznesu do góry nogami.
- TOMASZ SOWA, LL.M.
- +48 22 243 34 75
- kancelaria@sowaip.pl
Procedura ochrony sygnalistów, regulamin ochrony sygnalistów, polityka ochrony sygnalistów… – co to są za dokumenty?
W obrocie występują takie nazwy jak procedura ochrony sygnalistów, regulamin ochrony sygnalistów, polityka ochrony sygnalistów i podobne. Wszystkie jednak dotyczą tego samego a mianowicie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Sygnalista może bowiem wybrać z trzech kanałów przekazania informacji. Sygnalista może dokonać tzw. zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego, lub ujawnienia publicznego.
- Zgłoszenie wewnętrzne to takie zgłoszenie, które jest adresowane do podmiotu, w którym ma lub może mieć miejsce naruszenie prawa.
- Zgłoszenie zewnętrzne to zgłoszenie przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu.
- Ujawnienie publiczne jest to natomiast podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczy pierwszego z wyżej wymienionych kanałów, czyli zgłoszeń przekazywanych wewnątrz organizacji.
Jakie są kary za niewdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów?
Brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych jest wykroczeniem.
Art. 58 Ustawy stanowi:
Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
Grzywna może być wymierzona w wysokości od 20 do 5000 zł.
Można zatem powiedzieć, że za brak wdrożenia procedury Ustawa przewiduje karę stosunkowo niewielką. Na etapie prac legislacyjnych projekt ustawy przewidywał tutaj kary o wiele surowsze, w tym nawet karę pozbawienia wolności do lat 3. Ostatecznie jednak ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie tak surowej odpowiedzialności, co wywołuje liczne kontrowersje.
Należy jednak mieć na względzie, że brak procedury wewnętrznej będzie prowadził do tego, że sygnalista niejako będzie zmuszony do korzystania z innych kanałów zgłoszeń, np. kanału zgłoszeń zewnętrznych (tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego). Zamiast zatem zaradzić naruszeniu w ramach organizacji sygnalista będzie zmuszony informować o naruszeniu podmioty zewnętrzne, które nie zawsze będą nastawione na pomoc dla podmiotu.
Innymi słowy, rzeczywista kara za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych może być zatem dużo wyższa, zależna od rodzaju naruszenia i organu, który zajmie się sprawą,
Specjalne systemy ochrony sygnalistów – czy muszę je kupić?
Nie. Procedurę ochrony sygnalistów można oprzeć w całości na istniejących systemach i infrastrukturze, chyba że nie spełnia odpowiednich standardów bezpieczeństwa. Z punktu widzenia ochrony sygnalistów najważniejsze są rozwiązania organizacyjne, które zapewnią poszanowanie praw osób, których dotyczy procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Gdzie mogę znaleźć ustawę o ochronie sygnalistów?
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) jest dostępna pod linkiem.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928
Gdzie mogę znaleźć dyrektywę o ochronie sygnalistów?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii jest dostępna w języku polskim pod linkiem
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32019L1937
Nowe informacje z Ministerstwa – do kiedy należy się przygotować?
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
Ustawa nie przewiduje żadnych okresów przejściowych. W związku z tym słusznie uznawano, że na dzień każdy podmiot, do którego stosuje się przepisy o konieczności wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych musi wdrożyć te procedury najpóźniej do 25 września 2024 r.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało jednak komunikat, z którego wynika, że system zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów trzeba wdrożyć dopiero po 1 stycznia 2025 r.. Z czego wynika taka zmiana?
Ministerstwo uznało, że skoro ilość pracowników zgodnie z Ustawą szacuje się na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, to znaczy to, że przed tą datą nie można oszacować ilu pracowników pracuje dla podmiotu, a przez to że nie można ocenić, czy podmiot ma obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Idąc tokiem rozumowania Ministerstwa, nawet jeżeli dla podmiotu pracuje 5000 osób w dacie wejścia w życie Ustawy to nie ma to znaczenia, dlatego że pierwsze oszacowanie ma nastąpić dopiero w styczniu 2025 r.
Eksperci jednak są zgodni, że takie stanowisko Ministerstwa jest co najmniej kontrowersyjne. To przepisy prawa powszechnie obowiązującego określają, kiedy powstają określone obowiązki a nie komunikaty urzędów centralnych. Nie można zatem bezpiecznie zakładać, że obowiązki o których mowa w komunikacie rzeczywiście powstaną dopiero w styczniu 2025 r, skoro ustawa nie przewiduje tutaj żadnego okresu przejściowego. Może się zatem okazać – np. w wypadku zgłoszenia przez pracownika po 25 września 2024 r., że podmiot nie ma wdrożonej procedury, że zostaną nałożone określone sankcje, wbrew temu co twierdzi Ministerstwo. Rekomendujemy zatem aby nie czekać z wdrożeniem procedur.
Ochrona sygnalistów – doradztwo prawne
Nasza Kancelaria świadczy kompleksowe usługi prawne związane z regulacjami dotyczącymi ochrony sygnalistów. Na co dzień wdrażamy procedury zgłoszeń wewnętrznych, doradzamy przy podejmowaniu decyzji dotyczących zgłoszeń, pomagamy przy prowadzeniu działań następczych. Zdajemy sobie sprawę z tego, że często przepisy są niejednoznaczne i mogą budzić wątpliwości przy zastosowaniu ich w praktyce. Jeżeli masz pytania skontaktuj się z nami.
