Ochrona sygnalistów – Ustawa, wdrożenie, od kiedy obowiązek?

W obrocie występują takie nazwy jak procedura ochrony sygnalistów, regulamin ochrony sygnalistów, polityka ochrony sygnalistów i podobne. Wszystkie jednak dotyczą tego samego a mianowicie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Sygnalista może bowiem wybrać z trzech kanałów przekazania informacji. Sygnalista może dokonać tzw. zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego, lub ujawnienia publicznego.

1. Zgłoszenie wewnętrzne to takie zgłoszenie, które jest adresowane do podmiotu, w którym ma lub może mieć miejsce naruszenie prawa.
2. Zgłoszenie zewnętrzne to zgłoszenie przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu.
3. Ujawnienie publiczne jest to natomiast podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczy pierwszego z wyżej wymienionych kanałów, czyli zgłoszeń przekazywanych wewnątrz organizacji. Chodzi o ustanowienie procedury, która ureguluje szereg kwestii zmierzających do zapewnienia poufności, efektywności procesu, obiegu informacji, itp. Sygnalista musi wiedzieć do kogo się zwrócić, a osoba, do której się zwraca musi wiedzieć co z tą informacją zrobić, komu ją przekazać, jakie działania należy podjąć. Mając na względzie, że taka sprawa ma charakter delikatny zawsze powstają problemy związane z ochroną danych osobowych sygnalistów, osób których dotyczy zgłoszenie, innych osób które biorą udział w procesie. To co powinna zawierać procedura zostało określone w art. 25 Ustawy:

Zgodnie z powołanym przepisem procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej “adresem do kontaktu”;
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

1. wskazanie dodatkowych naruszeń (spoza katalogu, o którym mowa w art. 3 Ustawy), jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3. wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Przepisy te są uszczegółowione w dalszej części Ustawy.