Spis treści
- adw. TOMASZ SOWA, LL.M.
- +48 22 243 34 75
- kancelaria@sowaip.pl
W każdej umowie o wykonanie oprogramowania – czy to przy tworzeniu strony internetowej, aplikacji mobilnej, czy systemu CRM– kwestią kluczową okazuje się nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale także sposób jego określenia. To czy strony zdecydują się na wynagrodzenie ryczałtowe, czy kosztorysowe, wpływa bezpośrednio na rozkład ryzyka, obowiązki dokumentacyjne i możliwości dochodzenia roszczeń w razie sporu. W niniejszym artykule postaramy się omówić najważniejsze różnice między wynagrodzeniem ryczałtowym a kosztorysowym oraz pokazać ich praktyczne skutki.
Wynagrodzenie za wykonanie dzieła – nie tylko wysokość ma znaczenie
Wielu przedsiębiorców, zamawiających i wykonawców traktuje wybór między formą wyliczenia wynagrodzenia jako sprawę drugorzędną. Kwestia ta wydaje się błaha jedynie do momentu, gdy pojawiają się dodatkowe prace, nieprzewidziane koszty lub konieczność renegocjacji warunków umowy. Wówczas okazuje się, że pozornie drobna różnica w konstrukcji umowy może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych straty – albo z drugiej strony – uratowanego zysku. Dlatego właśnie kluczowym elementem jest sposób określenia wynagrodzenia wykonawcy: jako wynagrodzenie ryczałtowe, wynagrodzenie kosztorysowe, lub mieszane. Każde z tych rozwiązań niesie za sobą inne ryzyka i korzyści, zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego.
Wynagrodzenie ryczałtowe – stała cena za ustaloną całość
Wynagrodzenie ryczałtowe (uregulowane w art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego) polega na ustaleniu z góry jednej, niezmiennej kwoty za wykonanie całego dzieła. Strony nie rozliczają się z poszczególnych etapów, materiałów ani roboczogodzin – istotne znaczenie ma tylko efekt końcowy.
Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 16 lutego 2021 r., sygn. akt V Aga 110/20: „Jeżeli strony umówiły się o wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie co do zasady nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Wynagrodzenie ryczałtowe z istoty swej nie ma być zmieniane. Po to stosuje się ryczałt, by ustalić i zamrozić kwotę wynagrodzenia, niezależnie od kosztów potrzebnych do prawidłowego wykonania umowy o dzieło. Ryczałtowe wynagrodzenie w inny sposób lokuje pomiędzy stronami ryzyko aniżeli wynagrodzenie kosztorysowe. Ryzyko zwiększenia kosztów wykonania robót obciąża przy wynagrodzeniu ryczałtowym przyjmującego zamówienie. To on bowiem musi ponieść koszty przy niezmienionym wynagrodzeniu”.
Ryczałt oznacza zatem, że ryzyko błędnej kalkulacji kosztów spoczywa na wykonawcy. Nie może on później żądać wyższego wynagrodzenia, nawet jeżeli prace były trudniejsze i bardziej czasochłonne niż pierwotnie zakładał. O pewnym wyjątku od tej zasady pisaliśmy jednak w poprzednim artykule (LINK). Wynagrodzenie ryczałtowe jest bardzo popularne w prostych umowach o stworzenie aplikacji, realizację projektu graficznego czy o wykonanie strony internetowej.
Praktyczna wskazówka: Jeżeli zamawiający chce mieć pełną kontrolę nad budżetem i zakres jest mu dobrze znany, wynagrodzenie ryczałtowe będzie dla niego o wiele korzystniejsze niż wynagrodzenie kosztorysowe.
Wynagrodzenie kosztorysowe – ograniczona elastyczność i mniejsza przewidywalność
Wynagrodzenie kosztorysowe (uregulowane w art. 629-631 k.c.) to model rozliczenia, w którym strony ustalają wynagrodzenie na podstawie szczegółowego zestawienia kosztów, czyli tzw. kosztorysu. Kosztorys taki może mieć charakter kosztorysu szczegółowego, w którym rozpisane zostaną konkretne czynności, ilość materiałów i wysokość cen jednostkowych lub kosztorysu uproszczonego, obejmującego ogólne założenia i wyceny.
Model rozliczenia kosztorysowego pozwala na większą elastyczność: jeżeli w trakcie prac okaże się, że niezbędne są dodatkowe czynności lub zwiększone nakłady, wykonawca – w określonych warunkach – może żądać wyższego wynagrodzenia.. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku: „Co do wynagrodzenia kosztorysowego ustawodawca przewiduje możliwość uwzględnienia w ostatecznym wynagrodzeniu wykonawcy kosztów wykonania prac dodatkowych, nie przewidzianych w zestawieniu prac planowanych, będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, przy czym możliwość taką uzależnia od tego która strona umowy sporządzała zestawienie prac oraz oceny czy sporządzający zestawienie prac przy zachowaniu należytej staranności mógł przewidzieć konieczność prac dodatkowych” (zob. wyrok SA w Gdańsku z dnia 22 lipca 2019 r., sygn. akt V Aga 226/18). Kosztorysowe wynagrodzenie jest coraz częściej stosowane w branży IT i nie jest już wyłącznie domeną branży budowlanej.
Wynagrodzenie ryczałtowe a kosztorys – przykład
Firma X zleca software house’owi stworzenie systemu do rezerwacji biletów. W pierwszym przypadku ustalają ryczałtowe wynagrodzenie – 150 000 zł za całość projektu, obejmującego frontend, backend oraz integrację z systemem płatności.
W toku prac okazuje się, że integracja z zewnętrznym operatorem płatności jest bardziej skomplikowana niż można było przewidzieć – wymaga dodatkowych godzin pracy oraz testowania. Mimo to software house nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, bo w umowie strony ustaliły ryczałt – a wykonawca odpowiada za prawidłowe oszacowanie kosztów.
W drugim przypadku strony zawarły umowę kosztorysową – software house miał wystawiać comiesięczne raporty z postępu i rozliczać się z roboczogodzin według stawki 180 zł/h. W tej sytuacji, po wykazaniu zwiększonego zakresu prac przy integracji, może doliczyć dodatkowe godziny i uzyskać wyższe wynagrodzenie, o ile zachodzą warunki z art. 630 § 1 k.c,który wskazuje, że
Jeżeli w toku wykonywania dzieła zajdzie konieczność przeprowadzenia prac, które nie były przewidziane w zestawieniu prac planowanych będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, a zestawienie sporządził zamawiający, przyjmujący zamówienie może żądać odpowiedniego podwyższenia umówionego wynagrodzenia. Jeżeli zestawienie planowanych prac sporządził przyjmujący zamówienie, może on żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych.
Jak wskazał SA w Białymstoku w wyroku z dnia 19 grudnia 2014 r., sygn. akt I ACa 557/14: „Wskazana w art. 630 § 1 zdanie drugie k.c. zasada ma, zgodnie z zamiarem ustawodawcy, przeciwdziałać praktyce przedstawiania przez przyjmujących zamówienie zaniżonych kosztorysów (ofertowych), w celu zwiększania wynagrodzenia w trakcie wykonywania dzieła”.
Korzyści płynące z rozliczenia kosztorysowego nie mogą być zatem arbitralnie wykorzystywane przez wykonawców, gdyż byłoby to nadużycie prawa.
Widzimy zatem, że w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego ryzyko kosztów dodatkowych zawsze obciąża wykonawcę, gdy w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego ryzyko kosztów może zostać przeniesione na zamawiającego.. Istotne tutaj jest kto sporządził kosztorys, a jeżeli zrobił to wykonawca, czy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych.
Ważne: nie należy jednak mylić dodatkowych kosztów w ramach prac objętych umową z pracami dodatkowymi, które wykraczają poza zakres prac objęty umową. Jeżeli pojawią się prace dodatkowe to istnieje możliwość żądania za nie wynagrodzenia na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Zobacz nasz artykuł na ten temat pod LINKIEM.
Podsumowanie: kluczowe ryzyko ukryte w nazwie
Choć różnica między ryczałtem a kosztorysem może wydawać się formalna, ma jednak fundamentalne znaczenie w kontekście sporów prawnych. W razie wątpliwości co do zakresu, zmian w trakcie realizacji czy nieprzewidzialnych trudności – sposób określenia wynagrodzenia decyduje o tym, czy wykonawca ma prawo domagać się dodatkowej zapłaty. Z tego powodu przed podpisaniem umowy należy dokładnie przeanalizować charakter projektu oraz dołączoną dokumentację. Niezależnie od wyboru formy rozliczenia, warto również w umowie przejrzyście opisać mechanizm rozliczeń i sposób dokumentowania pracy, by uniknąć nieporozumień.
